Certains documents relatifs à la vie d’une société doivent être conservés pendant une durée légale imposée par la loi.

Contrats, factures, livre comptable, statut... Certains documents doivent être conservés et archivés par l’entreprise, pendant une durée légale déterminée par la loi. Dans certains cas, ne pas conserver les documents de l’entreprise peut donner lieu à des sanctions. C’est le cas pour la conservation des documents fiscaux, passible d’une amende de 10.000€, «applicable en cas d'absence de tenue [des] documents [demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits».

Documents civils et commerciaux

Les contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises doivent être conservés pendant 5 ans. Dans le cas où l’entreprise exporte des biens ou marchandises, les déclarations de douanes doivent être conservées pendant une durée légale établie à 3 ans. Les autres documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales (bons de commande ou bons de livraison) doivent être conservés 10 ans. Idem pour livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives.

Documents fiscaux

Pour les documents fiscaux, la règle en vigueur stipule une obligation de conservation légale de 6 ans. Autrement dit «les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration». Ce délai de conservation concerne notamment l’impôt sur le revenu, l’impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncières des entreprises (CFE), la cotisation sur  la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA)...

Documents sociaux

Trois ans de conservation minimum sont obligatoires pour tous les documents relatifs aux assemblées générales au sens large : feuilles de présence, pouvoirs, rapports du gérant (SARL), du président (SAS) ou du conseil d'administration (SA).

Dans le cas d’une cessation d’activité, les statuts de la société doivent être conservés pendant 5 ans à partir de sa radiation du registre du commerce et des sociétés. Enfin, les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) doivent être conservés 10 ans.

Source : Economie.gouv