Indemnisation des frais de transport : quelles obligations pour l’employeur ?

En métro, en train, en bus ou à vélo, le salarié a la possibilité de se faire indemniser ses frais de transport domicile-travail. C'est même une obligation dans certains cas.

La prise en charge des frais de transport travail-domicile concerne tous les patrons. L’employeur, quel que soit l’effectif de son entreprise, doit prendre en charge une partie du prix «des titres d'abonnements souscrits par [ses] salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail», s'agissant de moyens de transports publics (transports en commun) ou de «services publics de location de vélos», précise le Code du travail.

Dans quels cas ?

Plus concrètement, cette mesure s’applique si l’employé possède l’un des titres suivants : une carte ou un abonnement (à nombre de voyages limité ou illimité) émis par la SNCF, la RATP, une entreprise de transport public ou autre régie de transport public ou un abonnement à un service public de location de vélos. A noter que les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursables. En revanche, si le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l’employeur a l’obligation de le rembourser.

Pour quel montant ?

Cette participation s’élève à 50% du montant total des dépenses réalisées par l’employé. Cette obligation est valable pour l’intégralité du trajet même si plusieurs abonnements sont nécessaires à sa réalisation (train puis bus, par exemple). Dans ce cas, la prise en charge est exclue de l’assiette de calcul des cotisations sociales, ainsi que de la contribution sociale généralisée (CSG) et de la contribution à la réduction de la dette sociale (CRDS). Le montant de l’indemnisation peut varier en fonction de la durée de travail de l’employé. Si ce dernier effectue au minimum la moitié de la durée légale ou conventionnelle hebdomadaire de travail (soit 35h), l’employeur doit prendre en charge ses abonnements comme pour un salarié à temps complet, c'est à dire à hauteur de 50%. Si la durée de travail est inférieure, la prise en charge est calculée au prorata des heures travaillées. Toutefois, l’employeur est en droit de refuser cette indemnisation «lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence et son ou ses lieux de travail d'un montant supérieur ou égal à la prise en charge de 50%».

Comment se déroule la prise en charge ?

Pour procéder à la prise en charge, le salarié doit pouvoir remettre ou présenter son titre de transport à l’employeur. Le remboursement doit s’effectuer «dans les meilleurs délais» et, au plus tard, à la fin du mois suivant la validité du titre de transport. En ce qui concerne les abonnements annuels, la prise en charge s’effectue mensuellement. En cas de changement des modalités de preuve ou de remboursement des frais de transport, l’employeur se doit d’en avertir ses salariés, au moins un mois avant la date fixée pour le changement.

Quelles exceptions ?

Cette obligation ne s’applique pas aux frais de transport individuels. L’employeur peut néanmoins décider de les indemniser tout ou en partie. Cette possibilité est mise en place par un accord d’entreprise ou par décision unilatérale et bénéficie alors, le cas échéant, à tous les salariés de l’entreprise. Cette prise en charge peut prendre plusieurs formes : via le versement d’une «prime transport» couvrant tout ou une partie des dépenses de carburant, ou le versement d’une «indemnité kilométrique», calculée selon le barème des frais professionnels. L’employeur peut également prendre en charge, s’il le souhaite, les frais de trajets des salariés utilisant des modes de transports alternatifs pour se rendre sur leur de travail, depuis la mise en place du forfait «mobilités durables», en vigueur depuis le 10 mai 2020. Ceci concerne le vélo, le covoiturage (en tant que conducteur ou passager), les transports publics de personnes (autres que ceux concernés par la prise en charge obligatoire) et les autres services de mobilité partagée. Ce forfait est cumulable avec le remboursement des frais d'abonnement pour les transports en commun (la somme des deux étant plafonnée à 400€ par an). «La prise en charge de ces frais prend la forme d’une allocation forfaitaire, exonérée de cotisations et contributions sociales, dans la limite de 400€ par an et par salarié», précise le site du gouvernement.

Source : Ministère de l’économie